Problemi interpretariato, hostess, traduzioni, trascrizioni, impianti congressuali, traduzione simultanea, videoconferenza?

FAQ

Devo organizzare il mio primo convegno con lingue straniere: cosa devo chiedere?

Aiutarvi quando non avete esperienza fa parte dei punti del nostro servizio di cui siamo più orgogliosi. Avvisateci che è la vostra “prima volta” e vi faremo noi tutte le domande necessarie perché le cose filino nel migliore dei modi.

Vi ho chiesto un preventivo sia per il servizio di interpretariato che per le attrezzature tecniche, devo confermarli per forza entrambi oppure potete fornire solo il servizio di interpretariato?

Il nostro servizio è articolato in vari settori proprio per permettere di declinarlo come meglio vi occorre – e i preventivi lo riflettono. Potete confermare senza alcun problema solamente la parte di preventivo che vi interessa e vi occorre.

Come si calcola l’impegno di un interprete?

Per tutti i tipi di servizio, l'impegno dell'interprete si calcola considerando gli orari della manifestazione escludendo la pausa pranzo ed includendo i coffee break.

Esiste la tariffa a ora o mezza giornata?

La tariffa del servizio interpretariato è per giornata intera non frazionabile. Tuttavia per esigenze e budget particolari, contattateci: troveremo la soluzione che fa per voi.

Ho un evento che da programma prevede un impegno di 7 ore e 15’. Come mi devo regolare?

È vero che le norme internazionali prevedono un massimo impegno, per due interpreti, di 7 ore, ma è anche vero che hanno una certa elasticità. Se si sfora davvero soltanto di pochi minuti, non occorre un interprete extra; le cose cambiano se l'organizzatore è già consapevole del fatto che l'orario verrà sforato di parecchi minuti, perché sia per norme che per effettiva stanchezza, oltre il termine massimo l'interprete ha facoltà di rifiutarsi di continuare il servizio. Essere chiari fin da subito sulle reali tempistiche e sulle regole permette una collaborazione senza intoppi e tensioni.

Ho una conferenza stampa di 1 ora e mezza, devo prevedere due interpreti?

Se utilizzate il servizio di consecutiva no, se usate il servizio di simultanea si.

Provate a limitare la simultanea al solo intervento del relatore straniero e alle successive domande; se riuscite a rimanere sotto i 60 minuti, vi basta un solo interprete. Nel dubbio su come fare, che è legittimo, contattateci e presentateci la situazione: è il nostro lavoro trovare la soluzione più economica ed efficace per la vostra necessità.

Ho un evento di mezza giornata con 200 partecipanti, ma non ho budget per l’impianto di simultanea : come posso fare?

Per un evento della durata di mezza giornata l’intervento di due interpreti di consecutiva non è proponibile: i tempi si raddoppiano e chi conosce già la lingua straniera utilizzata deve ascoltare due volte ogni frase che viene pronunciata. Per queste situazioni consigliamo un impianto di traduzione “Oversound”. Il sistema prevede un impianto di simultanea con i ricevitori classici solo per i relatori stranieri, mentre la platea italiana potrà ascoltare la voce degli interpreti direttamente nell’amplificazione di sala. La traduzione è comunque in simultanea ed il risparmio sull’impianto per 200 persone è dell'ordine del 75%. L'impianto di "Oversound" ha un costo fisso indipendentemente dal numero di partecipanti, pertanto più alto è il loro numero, più elevato è il risparmio. Il sistema non può essere usato quando in platea siedono partecipanti stranieri: sentirebbero solo l'italiano nelle casse e non avrebbero i ricevitori che sono riservati solo ai relatori per un numero massimo di 10.

Ho un evento entro le 7 ore di impegno di 4 lingue: Italiano/Francese/Tedesco/Inglese, quante interpreti di simultanea devo calcolare?

Domanda precisa, risposta precisa: sei. Infatti con il sistema di “Relé” la lingua italiana fa da “interscambio” fra i nostri interpreti e pertanto non deve essere contata. Per esempio:

- se parla il relatore Italiano, gli interpreti nelle 3 cabine tradurranno verso il Francese, Tedesco, Inglese;
- nel momento in cui si passa la parola al relatore Francese, gli interpreti della cabina di Francese tradurranno in italiano, e nelle altre due cabine gli interpreti ascolteranno la stessa traduzione in cuffia e la tradurranno verso il Tedesco e l'Inglese per la platea.

Sui 4 canali ci sarà sempre l'originale con la voce del relatore e le altre lingue con la traduzione dei nostri interpreti che sono tutti perfettamente bilingue.

Non ho nessun tipo di documentazione da dare ai vostri interpreti: è un problema?

I nostri interpreti sono professionisti, e sanno prepararsi a livello basico anche solo conoscendo l'argomento trattato. Naturalmente, avere la documentazione permette agli interpreti di prepararsi meglio e di lavorare facendo meno fatica; anche documentazione di passate manifestazioni, o non ufficiale, può comunque essere loro utile. È importante ricordare che per certe lingue particolari il testo scritto è condizione necessaria per avere il servizio di interpretariato.

Abbiamo solo documentazione di tipo elettronico, ma è di grosse dimensioni e non posso inviarla via email, come possiamo fare?

Abbiamo un web server dedicato proprio a queste problematiche, dove potete caricare qualsiasi tipo di documentazione. La nostra responsabile vi darà la userID e la password riservate per accedervi.

Come si calcola l’impegno di una hostess?

L’orario di impegno delle hostess o degli steward è calcolato dall’ora che il cliente ci indica come inizio del servizio. La pausa pranzo è inclusa nel calcolo: un panino mangiato restando in segreteria o seduta allo stand non sospende l'impegno. Le cose sono diverse se la hostess o lo steward può lasciare la sede di lavoro per il pranzo e tornare.

Avete “Ragazze Immagine” e Fotomodelle?

Sicuramente alcune delle nostre Hostess hanno tutte le qualità che sarebbero loro necessarie per tali descrizioni – ma non è in base a quelle che sono selezionate: quel genere di casting è specifico e ha costi ben diversi. Noi offriamo un servizio per cui certamente garantiamo una bella presenza e un'educazione impeccabile, ma se vi occorrono “Ragazze Immagine” dovete rivolgervi altrove.

Ho un convegno per il quale ho noleggiato 400 ricevitori per la traduzione simultanea. Quante Hostess devo richiedere?

Per regola, una hostess ogni 100 ricevitori, ma se prevedete un arrivo in massa è opportuno aumentare il numero. All'inizio e alla fine dell'evento, la grande maggioranza dei partecipanti si accalcherà per ricevere o restituire i ricevitori; durante l'evento, 1 o 2 hostess sono un presidio sufficiente, e le altre possono svolgere funzioni di sala, per assistere i relatori o porgere i radiomicrofoni.

Ho bisogno di una hostess per una fiera che sappia il tedesco per aiutarmi nella contrattazione con probabili clienti. Che tipo di hostess mi suggerite?

Partiamo dal presupposto che, per lingue diverse dall'inglese (che è naturalmente conosciuto da tutte le nostre hostess) occorre una richiesta specifica. Ciò detto, va chiarito che una hostess si occupa di accoglienza del visitatore, NON di assistenza in trattativa – neppure nei casi, comuni, in cui ne sia perfettamente in grado. Se vi occorre questo tipo di aiuto, state cercando un'interprete di trattativa, che possiamo naturalmente mettervi a disposizione per la giusta tariffa. Le hostess hanno precise e rigide istruzioni di segnalarci i casi nei quali si trovino a dover operare come interpreti di trattativa senza previo accordo.

Ho una cena di gala che termina oltre la mezzanotte. Ho dei costi aggiuntivi per il servizio hostess?

No, fino a che si rimane entro limiti ragionevoli, la tariffa non prevede una maggiorazione per gli impegni oltre gli orari standard. Va però considerato che è previsto un rimborso spese piè di lista per il taxi se il servizio termina oltre gli orari della normale attività della linea metropolitana milanese (00,30) e tale circostanza deve essere indicata al momento della richiesta del preventivo. Non tutte le nostre hostess sono automunite o possono farsi venire a prendere da persone fidate.

Quanto costa una traduzione?

Il costo della traduzione dipende:

- Dal numero di parole del testo sorgente, calcolate con un programma ad-hoc: per una stima, il conteggio parole di un programma di word processing come Microsoft Word vi può dare un risultato verosimile. Attenzione: le immagini non vengono riconosciute;
- Dalla lingua sorgente o di destinazione. Ci sono infatti tariffe diverse per lingue differenti;
- Dal fatto che si richieda una traduzione interlingua, cioè tra due lingue diverse dall’italiano (es. dall’inglese al francese);
- Da eventuali servizi aggiuntivi richiesti oltre alla traduzione;
- Dall'urgenza: se desiderate una rapidità superiore alle 1.500/1.800 parole al giorno con un unico traduttore, la tariffa base viene maggiorata del 30%.

Come possiamo fare per risparmiare sui costi di traduzione?

Preparando al meglio il materiale di lavoro.

- Inviateci sempre soltanto file definitivi: ogni modifica in corso d'opera richiede una revisione totale, che ha un costo.
- Inviate il materiale in formati digitali che possano essere sovrascritti, o lavorati con programmi CAT. Inviarci un pdf è assolutamente equivalente ad inviarci un supporto cartaceo.
- Allegate al testo da tradurre, se ne avete, altre nostre traduzioni, o traduzioni altrui di altri testi che vi hanno soddisfatto. Dal confronto possono emergere parti simili, che porteranno ad un risparmio di lavoro per il nostro traduttore e quindi di costo per voi.
- Se, infine, il progetto di traduzione è molto vasto, parliamone. Per grandi lavori disponiamo di tariffe agevolate.

Quanto tempo ci vuole per tradurre un testo?

Se non è richiesta particolare urgenza, vengono tradotte fra le 1.500 e le 1.800 parole al giorno. Si può accelerare di moltissimo questo ritmo accettando che lavori in sinergia sul progetto un'equipe di traduttori, ma a quel punto sarà molto difficile che lo stile finale sia perfettamente uniforme. In caso di richiesta di urgenza, un singolo traduttore può arrivare a tradurre, secondo le proprie capacità e il tipo di file, un massimo di 2.500/3.000 parole al giorno.

È sempre un solo traduttore a tradurre?

Ovunque sia possibile, sì: è la regola fondamentale da seguire. Solo in questo modo si può garantire la massima uniformità di stile e chiara comprensione dei termini. Tradurre non è solamente procedere lungo il testo, ma anche tornare indietro a modificare mano a mano che si comprende meglio l'argomento , lo stile, e il contesto. Anche da un progetto all'altro, ovunque possibile assegniamo ad un cliente sempre lo stesso traduttore, proprio per garantire questa continuità.

Cosa dobbiamo fare per preparare al meglio i documenti da tradurre?

- Inviarci un file in formato digitale modificabile – non in .pdf, o in formato cartaceo;
- allegare altre traduzioni di testi diversi, se ne avete, che avete trovato soddisfacenti;
- fornirci un glossario, o i riferimenti utili ad averne uno;
- comunicarci se ci saranno ulteriori invii di documenti

Abbiamo un file di grosse dimensioni che non posso inviare via email, come possiamo fare?

Abbiamo un web server dedicato proprio a queste problematiche, dove potete caricare qualsiasi tipo di documentazione. La nostra responsabile vi darà la userID e la password riservate per accedervi.

Come si calcola il costo per una trascrizione?

Il costo è calcolato sulla durata del file audio da trascrivere, arrotondato al minuto superiore.

Quale supporto vi devo fornire per fare una trascrizione?

Qualsiasi supporto è lavorabile. Occorre però tener presente che non ci sono costi aggiuntivi se la trascrizione avviene da CD audio o file mp3 o altro formato audio, per tutti gli altri casi (MINIDISC, DVD, DAT, etc) c’è un costo di trascodifica.

Devo organizzare un evento ma non so nulla di attrezzature tecniche, cosa devo dirvi?

Rivolgetevi con serenità al nostro responsabile e spiegategli di avere poca esperienza. Vi assisterà in ogni passo per fornirvi le attrezzature idonee, e vi farà le domande giuste per identificare i vostri bisogni.

Operate anche fuori Milano?

Certamente, siamo strutturati per seguire il cliente in qualsiasi parte d'Italia e anche all’estero.

Su Roma operiamo tramite società collegate che possono fornirvi dei servizi avendo la garanzia del nostro standard qualitativo e senza i costi della nostra trasferta, che per piccoli eventi diventa eccessiva. Il vantaggio di avere noi come partner nelle vostre manifestazioni anche fuori Milano è che, oltre alla sicurezza di lavorare con chi già vi conosce, potete godere di costi spesso più convenienti nonostante le nostre spese di trasferta. Ai nostri clienti infatti riserviamo tariffe su Milano altamente competitive, e con accordi più ampi, anche sconti che spesso ci posizionano come più economici perfino rispetto ad un fornitore locale della sede dell'evento.

Devo noleggiare un impianto di traduzione simultanea e regia video per un evento che inizia alle 09,00. La sala è disponibile dalle 08,00. Un'ora prima va bene?

Purtroppo, no.

Un'attrezzatura tecnica, specie di questa complessità, va installata e soprattutto collaudata, e questo richiede ore di lavoro. In generale, per un evento in mattinata, bisogna lavorare a partire dal pomeriggio precedente. Occorre quindi verificare la disponibilità della sala per il giorno precedente o per la mattina se l'evento inizia il pomeriggio (anche in base alla mole di attrezzature noleggiata).

I nostri tecnici possono allestire però anche dopo le 19 del giorno precedente, il che potrebbe portarvi, accordandovi con la direzione della sede dell'evento, a risparmiare in tutto o in parte i costi di noleggio della sala durante le ore di installazione e collaudo. È molto importante che in fase di richiesta di noleggio ci comunichiate quando è previsto il montaggio delle apparecchiature: i costi variano se possiamo installare durante l'orario normale di lavoro oppure se dobbiamo organizzare un'equipe di tecnici per installare nelle ore notturne.

L’assistenza tecnica è sempre necessaria?

Dipende dal servizio richiesto. Ci sono delle apparecchiature che, per la loro semplicità, possono essere noleggiate solo con la consegna e collaudo del materiale o addirittura con la presa presso la nostra sede. In altri casi l'assistenza non è solo necessaria, (perché la presenza di un nostro tecnico specializzato è fondamentale per far funzionare al meglio le apparecchiature), ma addirittura obbligatoria per la tipologia di servizio. Inoltre, la presenza del nostro tecnico è per voi una tutela importante: se noleggiate degli impianti senza la presenza del nostro tecnico, qualsiasi danno o perdita al materiale consegnato è a vostro carico – e si tratta, in genere, di apparecchiature professionali e molto costose.

Abbiamo un evento complesso da organizzare nel quale ho una pluralità di fornitori. Potete collaborare insieme ad altri o dovete lavorare come fornitore unico?

Lavoriamo regolarmente, e anzi preferibilmente, con altri specialisti: un dialogo diretto fra professionisti è sicuramente più efficace che uno mediato tramite un organizzatore non esperto del settore. Normalmente non abbiamo problemi a collaborare anche con ditte nostre parziali concorrenti. Se il cliente desidera chiedere l'audio al fornitore A, il video al fornitore B e l'impianto di traduzione a noi, una volta verificate le compatibilità tecniche collaboreremo volentieri.

Vi ho chiesto un preventivo sia per le attrezzature tecniche che per il servizio di interpretariato, devo confermarli per forza entrambi oppure potete fornire solo il servizio di noleggio?

Ho richiesto un impianto di traduzione simultanea per 150 persone. Il vostro tecnico può consegnare i ricevitori ai partecipanti?

No: sarà troppo occupato con il suo lavoro effettivo, ossia assicurare il funzionamento dell’impianto di traduzione e spesso anche dell’impianto audio collegato, quindi dovrà presidiare la regia che è posizionata in sala. Fino a 20 minuti prima dell'evento può aiutare il personale di segreteria alla distribuzione, ma poi deve rientrare in sala. È necessario prevedere delle Hostess dedicate per questo.

Ho un evento di mezza giornata con 200 partecipanti, ma non ho budget per l’impianto di simultanea come posso fare?

L’impianto di amplificazione è compreso nel costo delle apparecchiature di traduzione simultanea?

No: per chiarezza, il preventivo ha sezioni separate, e l'amplificazione figura nella sezione dedicata all’audio.

Le cabine di traduzione non ci stanno nella sala, cosa possiamo fare?

Verificate la presenza di uno spazio attiguo (anche piccolo). Possiamo collegare la postazione degli interpreti con un TVCC e permettere loro di vedere cosa succede in sala da un monitor (non si traduce "alla cieca").

Abbiamo una riunione di 2 ore con 20 persone, possiamo usare il sistema di traduzione simultanea “light” o per visite guidate?

Non solo potete, siamo noi a consigliarvelo: è il sistema più indicato per riunioni brevi, con poche persone e in sale piccole. L’interprete è dotata di radiomicrofono sulla stessa frequenza di ricevitori che vengono dati ai partecipanti. Anziché sedersi vicino a uno o più partecipanti si siederà vicino al relatore e tradurrà in simultanea ascoltando senza l’uso di cuffie. La sua voce verrà trasmessa ai partecipanti dai ricevitori in loro possesso. Non occorre cabina, impianto audio e tecnico per l'assistenza. Tutto l'impianto è contenuto in una valigetta poco più grande di una 24 ore.

Abbiamo una videoconferenza da organizzare, quali sono le cose che dobbiamo fare?

La prima cosa è capire quale tipo di comunicazione si intende usare: ISDN o protocollo Internet. La videoconferenza su protocollo IP ha oggi raggiunto un’ottima stabilità e sicurezza. Ormai ha quasi del tutto sostituito quella che fino a poco tempo fa era ritenuto il sistema più sicuro e stabile: il collegamento su linee ISDN, oggi usato solo per certe aree del mondo dove la banda larga non è ancora stata implementata. Rispetto alla linea ISDN non ci sono costi di collegamento.

Vogliamo fare una videoconferenza, dobbiamo necessariamente recarci presso una sala già attrezzata oppure possiamo farla nella nostra sede?

E’ sufficiente avere nella vostra sede delle linee ISDN o una linea internet a banda larga (minimo 512Kps garantiti in upload). I nostri tecnici verranno presso di voi e allestiranno le nostre apparecchiature nella vostra sala riunioni collegata al vostro impianto audio/video. Naturalmente anche nella sede remota occorre un’attrezzatura equivalente.

Dobbiamo fare un collegamento in videoconferenza in una sala congressi con megascreen. Si vedrà un'immagine molto sgranata?

Tutt'altro. La qualità dell’immagine è la stessa sia proiettando in un plasma da 42' che su un megascreen da 5 metri di base. Il segnale che esce dal CODEC è un segnale grafico o videocomposito che può essere inviato ad un normale videoproiettore e proiettato su qualsiasi schermo senza perdere di qualità.

Abbiamo un incontro riservato con 2/3 nostri alti dirigenti, avete una sala di videoconferenza dedicata?

Sì. Disponiamo di una sala di videoconferenza riservata, presso la nostra sede, in grado di accogliere fino a 5 partecipanti in un ambiente tranquillo, anonimo e a soli 5 minuti di metropolitana da piazza Duomo.